Motivation ger engagemang

I mitt första inlägg tänkte jag skriva lite om “inre och yttre motivation”.

“Är det någon som tänker på motivation dagligen som jag gör?”, “Kan man öka den med enkla medel både hos sig själv och andra?”, “Tänker chefer på hur pass viktigt det egentligen är med motivation?” och “Vad får man som företag och chef ut på att ha en motiverad arbetskara?”
Det här är frågor och funderingar som med åren växt hos mig.
Själv tycker jag att det bör tänkas på vid alla beslut och vid alla handlingar, stora som små och då framförallt sådana som berör ens medarbetare eller familjemedlemmar i slutändan. “Kommer detta att påverka positivt eller negativt?”

Vi har alla olika typer av driv och mål med det vi gör, både hemma och på jobbet. Hemma kanske vi har ett renoveringsprojekt i något av barnens rum för att göra det fint med ett mål att skapa en trivsam och rolig miljö för barnet som eget inre motivationsmål. Att barnet sen säger “vad fint det blev pappa!” och använder sitt rum som sin verkliga fästning blir som en härlig yttre bekräftelse för allt jobb och slit och är det som vi hoppas på när allt väl är klart. Att det ska vara uppskattat.
På jobbet är det ungefär likadant. Vi utför en förändring eller förbättring med förhoppningen att något ska fungera bättre. För att bli engagerad och klara av en sådan uppgift behövs ett eller flera motiverande mål för att ge energi på vägen. Det kan vara att du gör något för din egen skull, antingen genom att du ökar på din kunskap, sparar värdefull tid i framtiden genom förbättringen eller det kan också vara att teamet du arbetar i uppskattar ditt arbete.
Arbetar flera med samma uppgift är det viktigt att alla kan se ett gemensamt slutmål. Alla måste peka näsan åt samma håll.

En liten “hemlighet” från mig till dig som läser.

Jag drivs och försöker ständigt utveckla min inre motivation, hitta alternativa vägar för den och lägger mycket lite fokus på den yttre. Mer om just varför beskriver jag längre ner i inlägget.
För den inre motivationens skull drivs jag av flera olika strategier.
Att inneha en positiv attityd är en given självklarhet. Le mycket, så ofta du kan, även när du är för dig själv. Föreställ dig något som får dig att riktigt skratta! Det frigör endorfiner i kroppen, påverkar dig och din omgivning positivt och höjer din självkänsla.
En annan viktig del är innehållsrika citat som jag samlat på mig, dessa fungerar som värderingar för mig. Huvudcitatet “less is more” (“mer för mindre”) finns i det första ledet tätt följt av andra.
Citat i sig är lätta att komma ihåg. Särskilt om det är något som träffar dig på pricken i hur du fungerar som människa, vilka mål du har, och de kommer ofta från människor du känner till och ser upp till på något sätt. Citaten blir därmed förebilder och sammanfattar dig.

Den tredje och sista delen i strategin är korta och långsiktiga målsättningar. De kortare fungerar som små belöningar på vägen och de längre kan både nås och inneha visioner som känns orealistiskt långt borta, men de är viktiga att ha och att sträva efter. Fokus att göra rätt saker i rätt tid är nyckeln till framgång i den aspekten i min mening.

“Less is more”, symboliserar i stort Lean för mig. Lean är ett mediaomtalat västerländskt samlingsnamn för den japanska biltillverkaren Toyotas filosofi och produktionssystem “TPS”. Denna strategi följer jag mycket, både privat och i arbetslivet och just dom tre orden “less is more” är den nya tidens tänkande ett företag borde ha i min mening. Om man vill vara i framkant.
Jag förespråkar inte detta för att jag är lat eller vill jobba mindre, det är ett diffust, oförstående och föråldrat sätt att se på det inuti det äldre massiva företagstänkandet.
Cirka 90 procent av de företag vi har i Sverige idag har det föråldrade massiva företagskulturella tänkandet, där arbetsockupation ska vara så hög som möjligt under sin arbetsdag för att inneha en rätt att kunna säga “jag jobbar 100 procent”. Detta är vårt naturliga sätt att se på effektivitet och har gjorts så i över 200 år.
I de 100 procenten ingår inte bara den självklara arbetssysselsättningen som exempelvis en knapp som ska tryckas på hela din arbetsdag, utan även den från ledningsnivå inlärda företagskultur som finns hos medarbetarna där det inte är OK att reflektera och t.ex. använda din kreativitet, d.v.s. använda din arbetstid till andra uppgifter än just arbetssysselsättningen, din knapp.
För mig är det här mer dystra än positiva ord att skriva i ett tänkt motivationshöjande inlägg, men en sådan företagskultur hämmar både motivation, kreativitet och då framförallt utveckling.
“Less is more” är däremot ett annat syn- och tankesätt som skiljer sig oceaner bort från dessa 90 procent svenska företag.
Syftet och grundtanken bakom citatet är att korta ner processer och moment från så mycket onödigheter som möjligt som kunder och interna kunder (anställda) inte vill betala för, vare sig i tid eller pengar. För att sedan mynna ut i smartare, enklare, stabilare och kostnadseffektivare arbetssätt. Detta i sin tur genererar då ett bättre flöde men också mer – tid. Arbetsrelaterad tid för dig, mig och andra som kan användas till arbetsuppgifter utöver den ordinarie arbetssysselsättningen, din knapp. Uppgifter som ger något som känns nyttigt och roligt, t.ex. problemlösning, delaktighet i utveckling, underhåll m.m. Saker som berör jobbet helt enkelt. Är det dessutom så att man känner att det är roligt så skapar det automatiskt ett engagemang.
I detta skede kommer motivation som ett brev på Posten. Vi är alla innovatörer på något sätt. Det ligger naturligt i vår evolutionsutveckling och långt tillbaka i tiden var det ett måste för att ens kunna överleva.
Toyota har en princip i sin filosofi, där resurseffektiviteten inte får uppnå högre nivåer. Om dessa nivåer nås faller flödeseffektiviteten automatiskt och den verkliga kundfokusen, problemlösningen och utvecklingen stannar av eftersom det inte finns någon tid till att kunna hantera det då alla resurser är fullbelagda. Någon flexibilitet existerar inte i en sådan organisation.
Att kombinera resurseffektivitet och flödeseffektivitet med betydligt större fokus på flödeseffektivitet gör att metoderna centraliseras istället för själva slutresultatet.
Med en bra företagskultur och rätt metoder kommer ett garanterat bra resultat. Det skapas därmed tid för reflektion och paus från den vardagliga arbetssysselsättningen (läs även “Intuition, vad är det?“) som är bland de absolut viktigaste punkterna för motivationshöjande. (Vill ni läsa mer om resurseffektivitet, flödeseffektivitet, Toyota, TPS och Lean kan ni läsa om det i kommande inlägg).

Ett företag som inte innehar någon kapacitet och reflektionstid kan inte anses som utvecklande och säga sig ha stimulerande kundfokus. Om en resurs utnyttjas till max finns det ingen tid till att hantera några kunder. Det bildas enorma köer om marknaden är stark och företaget tappar successivt sin konkurrenskraft mot andra företag inom samma område. Går detta för långt är det mycket svårt att reparera tidssvinnet i ett senare skede. Det blir också kostsamt i både motivation, energi och pengar som måste även de repareras.
Reflektion i arbetet behövs. Metoder och handlingar ska ständigt utmanas, förbättras och utvärderas. Marknaden måste även den ständigt analyseras och anpassas efter. Stanna upp, ta ett steg bakåt och se över situationen. “Går vi eller springer vi?”, “Är vi på väg i rätt riktning?”. Om inte, se till att ha ett mod att kunna bromsa, ta beslut att göra om, göra rätt.

Knappen!
Tänk dig följande, du åker till ditt arbete, trycker på din knapp i åtta timmar för att sen åka hem, hämta barn, laga mat, natta barn, egentid 30 min, gå och lägga dig, vakna, lämna barn, och åka tillbaka till ditt jobb för att trycka på din knapp i dina åtta timmar. Repetera, repetera, repetera…
Ingen människa vill ha det på det viset. Man vill ha möjligheter att kunna utvecklas, känna sig behövd, känna att man faktiskt gör nytta och bidrar till verksamheten mer än att bara trycka på sin knapp, det blir något att ta för givet, den där knappen som ständigt ska tryckas på från morgon till kväll.
Vi är människor med olika behov och tankar som behöver stimulation.

På mitt arbete där jag befinner mig just nu, har jag märkt bland kollegor att motivationen tryter av och till. Oftast är den beroende och påverkad av yttre faktorer.
Med yttre faktorer menar jag arbetsomständigheter som påverkar privatlivet, arbetsmiljö, ledares kompetenser, informativ miljö, respons och uppskattning av ledning. Sådant vi inte kan styra över på egen hand som individ och anställd.
Om dessa faktorer påverkar oss negativt eller medför en skada på privatlivet uppstår snabbt ett missnöje och påverkar ofta motivationen för en hel grupp och ibland mer än så. Det räcker med att en person i gruppen blir oengagerad och omotiverad så smittar det av sig och prestationsnivåerna hamnar rimligen lägre. Det blir “vi och dom” fenomen, alver mot orcher, rebeller mot imperiet osv.
Detta känner jag är fel. Det får aldrig bli “vi och dom”. Vi måste alla, och då menar jag verkligen alla, chefer som medarbetare, sträva åt samma håll, visa förståelse, medkänsla och tacksamhet mot varandra i alla situationer. Inga undantag, punkt.
Vi ska inte strida, vara rädda för att göra fel och känna obehagskänslor, framförallt inte i chefers närvaro. Varför känns detta så svårt? Jag har en aning, vi har inte samma mål och därmed inget gemensamt att arbeta mot annat än att kvittera ut sin lön.

Frågan är vilket som är det rätta sättet att motivera och driva sina medarbetare ett år som 2016. Världen snurrar utanför lokalerna, utvecklingen går i ett raskt tempo, så också utvecklingen av ledarskap.
Av ett eget intresse har en hel hög med böcker, artiklar och skrivelser lästs igenom om motivation bl.a.
Tips om hur man motiverar andra på bästa sätt genom olika ledarskapsstilar finns det gott om. Inte bara hur man bör motivera team som en chef eller ledare (ja, jag gör skillnad på dessa två) utan också hur man motiverar den enskilda människans inre motivation, d.v.s. den “morotslösa motivationen”.

Det gäller att vara långsiktig när det handlar om att motivera. Yttre motivation är lättare att tillämpa än att skapa den inre. Det kan innebära mer pengar eller att man får uppskattning genom något system som t.ex. “Månadens anställd”, men är man inte motiverad inifrån blir en sådan motivation eller morot som yttre motivation också kallas, mer eller mindre verkningslös och motivationen besvaras inte på det positiva sätt som arbetsgivaren skulle önska. Yttre motivation kan också fås på negativa sätt, t.ex. genom rädsla för att göra fel eller att råka ut för någon form av bestraffning.
Att “leda som vi lär” är en nuförtiden återkommande formulering i ledarskapssammanhang och i min mening en mycket förnuftig sådan. Det är autentiskt, man leder som man lär på vägen, efter egna värderingar och inte efter andras.
Varför ska man te sig annorlunda bara för att man innehar en chefsroll? Jag tror emellertid att det ligger något bakom det sistnämnda. Att det just är en typ av roll man kliver in i, automatiskt. Möjligen efter en ledning som man anpassar sig efter eller så finns det ingen fördjupande fokus på själva ledarskapet inom organisationen. Man blir en slags förvaltare åt företaget istället.
I en klassisk hierarki ska ju en chef vara på ett visst sätt för att kunna upprätthålla kontroll av lag och ordning på arbetsplatsen. Eller är det inte så?

Om vi återgår till början av detta inlägg. “Uppfattas ett sådant beteende på ett positivt eller negativt sätt av medarbetare och ökar motivation, lojalitet och moral?”
Det auktoritära ledarskapet där man med nästintill militanta egenskaper styr en organisation står inte på den positiva + sidan i de avseendena i någon artikel eller bok.
Jag ska dock påpeka att det finns en relativt markant skillnad mellan att vara auktoritär som person och att faktiskt utöva det i en ledarroll.
Kan man särskilja på situationer och kombinera sin karisma med sina auktoritära drag är det bra, men att vara en ödmjuk och omtänksam ledare är de som vinner i längden, i allt.
Äkta karismatiska ledare får med sig den stora skaran av människor, de kan konsten att engagera och motivera. Därav är företag som har stöttande ledare och som genuint bryr sig om de sina också de företag som är dem mest lönsamma.
Att vara en tuff och hård chef som styr med järnhand och kontroll och tro att produktivitet och motivation ska hålla sig ovan vattenytan är mycket illa ute. Det är ett rent chefskap och inget ledarskap. Det enda som ökar av det är stress och irritation bland medarbetare och resulterar i sänkt förtroende och motivation vilket leder till ökade kostnader för arbetsgivaren.
Kostnader som kan bestå av flertalet områden. Inte bara i rena pengar i form av frånvaro och sjukskrivningar utan också som att lojalitet gentemot chefer avtar och kreativitet minskar vilket kan leda till missade kostnadseffektiva förbättringar.
Det finns moderna studier i detta som publicerats i Harvard Business Review som genomförts av Emma Seppälä, doktor i psykologi vid Stanford University.

Att fokusera på sina medarbetare, d.v.s. de interna kunderna i företaget och deras välmående anser jag vara en avgörande faktor för framtida framgångar. Att ha ett väloljat motiverat maskineri till personal kan inte vara annat än konkurrenskraftigt. Man ger och man tar.
Google, som jag måste höja lite och ge extra beröm till är ett mycket bra exempel på företag som definitivt förstått denna princip och det är kanske anledningen till att de är det överlägset mest lönsammaste och också det attraktivaste företaget i världen att vilja arbeta för i dagsläget.
Med sina drygt 32000 anställda har de flera gånger utnämnts till världens bästa företag att jobba för och ser man till personalstyrkans förmånslista är det inte svårt att förstå varför.
Google själva hävdar att personalens hälsa är en prioritet och har därför byggt upp ett stort sportcenter med bland annat fotbollsplan, basketplan, tennisbanor, hockeyrink och bowlinghall bara för de anställda. Det finns t.o.m. en dansstudio som erbjuder 31 olika dansklasser med professionella lärare och de håller även med gratis mat i alla sina anläggningar och det är ingen snabbmat utan bara mat som är ekologisk och i största möjligaste mån närproducerad. Detta säger mig en del om att de definitivt inte ser sin personalstyrka som en stor kostnad utan som en ren investering. Vilken typ av personal får Google tillbaka av allt sitt engagemang? Frågor som rör stolthet, lojalitet och moral lär de inte behöva diskutera i alla fall.

För att återgå till vad det är som motiverar mig som person och medarbetare och belysa de inre som yttre faktorerna i ämnet så är en hårddragen presentation av inre motivation en vilja att prestera bättre än jag presterade sist. En besatthet av att slå rekord, mina egna som andras. Viljan att utvecklas och att kunna utveckla, bygga på kunskap, öka förståelse för helhet men också detaljer, att lära ut, öka vänskapsband mellan kollegor samt öka tryggheten i det man gör de absolut största faktorerna. Dessa faktorer hjälper mig att nå mina långsiktiga mål.
De yttre faktorerna i motivationens sammanhang är de som gör oss sårbara. Det är något som ständigt är beroende av omständigheter utanför oss själva som sökandet efter godkännande, acceptans och uppskattning. Detta är något jag ständigt bygger bort ett beroende av men som många är just beroende av för att bli motiverade.

“För att kunna flyga som en fågel måste du först göra dig av med all skit under vingarna.”
Detta talesätt kommer från Fredrik Eklund, den framgångsrike mäklaren i New York och är något som jag numera alltid bär med mig.
Allt som påverkar eller kan påverka mig negativt tar jag avstånd ifrån. Varför lägga energi på det? Det är ju slöseri inte sant? Se till att istället ha målet att beblanda dig med sånt som ger dig mer energi än tar det från dig.
Att ödsla både tid och energi på att försöka få godkännande och uppskattning ser jag därför inte som avgörande. Självklart är det alltid trevligt att få några väl valda ord, det tycker väl alla men det är inte det som är det väsentliga.
Det som däremot ger mig betydligt mer energi och större depåer av serotonin i hjärnan är resultaten som jag, min familj eller de jag arbetar tillsammans med uppnår. Jag får också en positiv sinnesstämning av att nå mina egna dagliga målsättningar och sträva efter de långsiktiga kontinuerligt.

Motivation genom ansvar
Jag tror på detta. Att delegera ut ansvar kan man göra som både chef och medarbetare. Men man får då heller inte glömma att ge paketet med befogenheten.
Om man får ett ansvar måste man också kunna lösa problem som uppkommer på vägen. Om man tvingas gå tillbaka till den som delegerat då har man inte lyckats förmedla ut korrekta befogenheter för allt vad ansvaret innebär. Beslutsfattandet skjuts därmed tillbaka och ansvaret fråntas omedelbart. Delegeringen blir misslyckad.
Med ansvar genom delegering får man garanterat en motivation tillbaka. Men bara om det innefattar rätt befogenhet och rätt information från början.
Den som inte fått information kan heller inte förses med något ansvar. Detta är regel nr 1.
Jag tar aldrig på mig ett ansvar om jag inte fått information samt om det inte ger mig rätten att besluta i uppkomna situationer. Det gör mig bara påmind om den hierarkiska modell där medarbetare inte innehar mandat som beslutsfattare.
Delegerar man måste man vara beredd att ge både befogenhet och information.
Får man ett komplett ansvar med rätt befogenheter måste man vara beredd att kunna ta ansvar och konsekvenser.

Men, varför uppfattar jag chefer i allmänhet som mer eller mindre oförståndiga eller rädda för att ge medarbetare ett utökat ansvar med tillhörande befogenheter? Är det av rädsla att själv få mindre att göra som chef? Finns ett bakomliggande kontrollbehov? Misstror chefen sina medarbetare? Måste alla beslut tas ovan medarbetarna?
I egen tankeregi tror jag det beror på en sammansättning av alla de nämnda orsakerna ovan.
Tänk efter, lek med tanken och byt ut ordet “chef” till “förälder” och “medarbetare” till “barn” i texten och läs en gång till.

“Men vadå, man kan väl inte låta barn besluta allting!” kanske du nu tänker. Helt rätt, det kan man säkerligen inte, men om man ger rätt information och befogenheter så kan dem det och dem kan dessutom utvecklas och stärka sin självkänsla och öka sitt självförtroende när de klarar nya uppgifter.
Ibland tror jag vi glömmer hur vi faktiskt fungerar hemma med dem vi älskar allra mest.
På jobbet har vi en roll och hemma en annan. Om vi sammankopplar dessa roller vi har, det är då det blir autentiskt, när vi leder som vi lär.

Vi gör en liten jämförelse mellan en formell chef och en autentisk ledare.

Chefen säger:

“Ta dig till punkt A och hör av dig till mig för vidare instruktioner om vad som ska göras näst.”

Ledaren säger:

“Ser du punkt B? Dit ska du och jag vet att du kommer klara det. Hör av dig till mig om du behöver hjälp på vägen”.

Att känna detta genuina förtroende från sin ledare eller kollega genom att ta fullt ansvar för något vet jag är motivationshöjande. Man känner sig betydelsefull och kan nu på ett annat sätt bidra verksamheten mer och dessutom utvecklas själv på vägen.
Vad får företaget i gengäld? Jo, konkurrenskraftig utveckling.

Jag har läst en mycket inspirerande bok skriven av en mycket inspirerande man.
“Riv Pyramiderna!” av Jan Carlzon eller “SAS-Janne” som han mer kallas i folkmun.

Under 80- och 90-talet lyckades han som VD vända på både Linjeflygs och SAS resultat helt och hållet genom sitt intuitiva strategiska ledarskap. Det han gjorde var att sätta kunderna i absolut första ledet som mer eller mindre hade glömts bort i organisationen, följt av “frontlinjen”, d.v.s. de som utgjorde hela företaget enligt Jan. Det var ju dem som skapade företagets ansikte utåt sett med sina miljontals kundmöten varje år.
Han vände på organisationen, eller med andra ord, den hierarkiska pyramiden och gav frontlinjen ett direkt ansvar med befogenheter därtill för att kunna agera i och lösa situationer som uppstod kunder och företag emellan.
Resan han gjorde var dock långt ifrån smärtfri, men han lyckades skapa en enorm kraft inom företaget med eldig motivation där tusentals människor rörde sig mot klara tydliga mål tillsammans och som sedan förvandlade SAS från förlust- till vinstbolag.
Denna bok är och kommer föralltid vara en mycket stor inspirationskälla för mig. Den har lästs och ljudats igenom flertalet gånger just för att kunna ta in all relevant information.
Jag rekommenderar starkt till de som har ett intresse av ekonomiska strategier som strategier för att motivera sig själv som sina medarbetare att läsa denna bok.